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リモートワークで使えるツールはコレ!パソコンとあわせて準備をしよう

公開日:2020/06/15  最終更新日:2020/07/03

新型コロナウイルスの影響を受け、リモートワークへ移行した企業も少なくないでしょう。

リモートワークは会社から離れた場所で仕事をするため、機能性の高いビジネスツールを使える状態でないと業務に支障が出てしまいます。そこで今回は、リモートワークでおすすめのビジネスツールを紹介します。

コミュニケーションツールでチャットやウェブ会議をしよう

リモートワークを行うからには、これまでできていた「直接聞いて確認する」というコミュニケーションができません。そのため、コミュニケーションツールを利用することは必須です。

まず、「チャットツール」は、リモートワークをするうえでもっとも基本的なツールのひとつとなります。

リモートワークは、耳から得られる情報が減ることで情報共有に支障が出やすくなります。しかしチャットツールを使用すれば、電話でのやり取りだけでは見えづらい問題もオープン化され、全体にやり取りが伝わりやすくなるのがメリットです。資料の添付もできるので情報共有もしやすくなります。

ほかには「ウェブ会議システム」も、会議に参加する人にとっては欠かせません。

ウェブ会議システムのアプリは、スマホやタブレットでも利用することが可能です。パソコンにカメラが搭載されていないといった問題があっても、問題にはならないでしょう。資料共有など、機能も多彩なので、ウェブ会議を対面での会議に近づけることができます。

業務サポートツールで勤怠管理やリアルタイムの業務進行をチェック

リモートワークは自分以外の従業員の状況を把握しづらく、それによって業務がスムーズに進まなくなることが懸念されます。そこで次は、勤怠管理や業務進行など「状況を詳細に把握する」ためのツールをご紹介します。

■勤怠管理システム
「勤怠管理システム」は、従業員がオフィスから離れた場所でも、就業開始~終了までの時間を正確に管理できます。労働時間が超過しないよう、時間管理の機能も備わったツールです。

また、リモートワークは従業員の自宅のインターネット環境を利用するケースが多くウィルス対策や情報漏洩など安全面の管理が懸念されますが、勤怠管理システムはセキュリティ性が高い仕様になっているため、会社から離れた場所で操作しても安心できます。

■プロジェクト管理ツール
「プロジェクト管理ツール」では、リモートワークでネックとなる「誰が何をやっているのか確認できない」、「稼働状況がわからない」などの問題を解決するビジネスツールです。

このツールには、タスク管理や工程管理など、業務を円滑に進行するうえでさまざまな機能が搭載されています。メッセージ管理やスケジュール共有などの機能もあるため、コミュニケーションが難しくなりがちなリモートワークをサポートできます。

■オンラインストレージサービス
リアルタイムでのデータ共有という面では、「オンラインストレージサービス」も便利です。

オンラインストレージサービスはインターネット上でファイルを共有し、パソコンやスマホ、タブレットなどの端末からデータのチェックを行えます。

ツールを使うためのパソコンの準備について

リモートワークでは従業員が自宅で業務を行うため、それぞれにパソコンを貸し出す、あるいは支給する必要があります。せっかく使用するツールの目途が立っても、それを利用するためのパソコンがなければ意味がありません。

パソコンを貸し出す場合には、「ウェブカメラが搭載で映像が滑らかに動くスペックのパソコン」を選ぶといいでしょう。ほかのソフトも起動した状態で会議をするとなれば、CPUはCore i5以上で、メモリは8GB以上もあれば、会議も途切れにくくなります。

しかし高性能のパソコンをまとめて揃える場合には、やはりコストがかなりかかってしまいます。「新型コロナウイルスへの対策としてリモートワークを推進する」という理由でパソコンを購入する場合には、「事業継続緊急対策(テレワーク)助成金」を利用することでコストを抑えられますが、条件や期限があることから、どの企業にも一貫しておすすめできる方法とはいえません。

そこでおすすめなのがパソコンレンタルを利用する方法です。パソコンレンタルは初期費用がかからず、月額料金を支払うだけで導入できます。そのため、予算を急激に圧迫することを避けられるでしょう。また、必要なスペックや機能が揃った状態で手元に届くので、すぐにでもリモートワークに取りかかれる利点があります。

まとめ

リモートワークでは、業務の進行状況や従業員の悩みなどを細かく把握しにくくなります。しかし今回ご紹介したビジネスツールを活用すれば、コミュニケーションを円滑に保つことが可能となります。

リモートワークで新たに取り入れたツールをうまく使いこなせば、全員が出勤していたときには気が付かなかった効率の悪い業務や悪い習慣など改善し、生産性を上げられる可能性もあります。ピンチをチャンスに変え、この苦難の時期を乗り越えていきましょう。

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